ประเภทของคอมพิวเตอร์

ความหมายและประเภทของคอมพิวเตอร์

ความหมายของคอมพิวเตอร์

    คอมพิวเตอร์ (Computer) หมายถึงอุปกรณ์ชนิดหนึ่งที่ทำงานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ สามารถเก็บและจำข้อมูลรวมถึงชุดคำสั่งในการทำงานได้ทำให้สามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติ ด้วยอัตราความเร็วที่สูงมาก ใช้เพื่อประโยชน์ในการคำนวณหรือทำงานต่าง ๆ ได้เกือบทุกชนิดทุกประเภทและแสดงผลลัพธ์ออกมาในรูปแบบต่าง ๆได้อย่างรวดเร็วถูกต้อง คอมพิวเตอร์มาจากรากศัพท์ภาษาลาตินว่า Computare  
    
    พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน (2540) ได้บัญญัติไว้ว่า Computer : คอมพิวเตอร์,คณิตกรณ์ หมายถึง เครื่องคำนวณหรือผู้คำนวณ มีหน้าที่คำนวณและเปรียบเทียบ (ประมวลผลข้อมูล) ตามคำสั่งที่มนุษย์จัดเตรียมไว้ในรูปแบบของโปรแกรมหรือชุดคำสั่งต่าง ๆ

คุณสมบัติเฉพาะของคอมพิวเตอร์

ในปัจจุบันจะเห็นได้ว่ามีอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถคำนวณได้ เช่น ลูกคิด เครื่องคิดเลข แต่คอมพิวเตอร์มีความแตกต่างจากอุปกรณ์ที่ใช้ในการคำนวณโดยทั่วไปคือ

1. คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ไฟฟ้าที่มีหน่วยคำนวณและปฏิบัติการทางตรรกยะซึ่งประกอบด้วยวงจรไฟฟ้ามากมาย ดังนั้นการคำนวณเปรียบเทียบจึงสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว

2. คอมพิวเตอร์มีหน่วยความจำภายในเครื่อง ที่สามารถเก็บข้อมูลซึ่งอาจเป็นข้อความ ตัวเลข รูปภาพ ไว้ในหน่วยความจำภายในเครื่องเพื่อประโยชน์ในการเรียกใช้ข้อมูลปัจจุบันหรือเรียกใช้ในภายหลังได้

3. ผู้ใช้สามารถใช้ชุดคำสั่ง หรือโปรแกรมที่บอกขั้นตอนที่คอมพิวเตอร์ต้องทำงานโดยเรียงลำดับการทำงานก่อนหลังหรือวิธีการประมวลผล ซึ่งคอมพิวเตอร์สามารถทำงานตามคำสั่งที่อยู่ในโปรแกรมนั้นอย่างอัตโนมัติ 

กระบวนการทำงานของคอมพิวเตอร์
กระบวนการทำงานของคอมพิวเตอร์ มี 3 ขั้นตอน คือ

 1. รับเข้า (Input) คอมพิวเตอร์จะรับข้อมูลเข้ามา แล้วปฏิบัติตามคำสั่งข้อมูลนั้น อาจเป็นตัวเลข ตัวอักษร ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหวและเสียง

2. ประมวลผล (Process) คอมพิวเตอร์จะทำการคำนวณ เปรียบเทียบ วิเคราะห์ โดยการใช้คำสั่งหรือโปรแกรมที่เขียนขึ้น

3. ส่งออก (Output) คอมพิวเตอร์จะนำผลที่ทำการประมวลผลเสร็จเรียบร้อยมาแสดงในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อให้สื่อความหมายและนำไปใช้ประโยชน์ได้ง่าย
ประเภทของคอมพิวเตอร์

เนื่องจากคอมพิวเตอร์ในแต่ละยุคมีความสามารถแตกต่างกัน การแบ่งประเภทของคอมพิวเตอร์จึงต้องอาศัยการแบ่งประเภทของเครื่องที่อยู่ในยุคเดียวกัน ซึ่งมีวิธีการแบ่ง 3 วิธี ดังนี้

1. แบ่งตามวิธีการประมวลผล 
2. แบ่งตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน 
3. แบ่งตามขนาดของคอมพิวเตอร์

สำหรับการเรียนรู้เนื้อหานี้จะแบ่งคอมพิวเตอร์ตามวิธีที่ 3 คือแบ่งตามขนาดของคอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถแบ่งได้ดังนี้

1. ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ (Super computer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพและขีดความสามารถสูงมาก สามารถต่อพ่วงไปยังอุปกรณ์ต่าง ๆ ราคาค่อนข้างสูงเพราะการออกแบบและการผลิตต้องใช้ความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีมาก นิยมใช้ในงานส่งดาวเทียมและยานอวกาศ สำหรับประเทศไทยมีใช้ที่กรมอุตุอนิยมวิทยา ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ เป็นต้น 

2. เมนเฟรมคอมพิวเตอร์ (Mainframe Computer) เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่สามารถใช้งานกับข้อมูลจำนวนมาก ๆ ได้ดีกว่าคอมพิวเตอร์แบบอื่น ๆ สามารถเชื่อมต่อไปยังปลายทางได้ ทำงานพร้อมกันได้หลายงานและใช้ได้หลายคนพร้อม ๆ กัน ตัวอย่างเครื่องเมนเฟรมที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย คือ เครื่องรับจ่ายเงินอัตโนมัติ/ตู้เอทีเอ็ม(ATM) ของธนาคาร

3. มินิคอมพิวเตอร์ (Mini Computer) เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดกลางส่วนมากใช้กับหน่วยงานธุรกิจขนาดเล็กและมีราคาถูกลง สามารถทำงานได้หลายงานพร้อมกันเหมือนเครื่องเมนเฟรม แต่ขีดความสามารถในการต่อพ่วงน้อยกว่า หน่วยงานที่ใช้ส่วนใหญ่ได้แก่ กอง กรม มหาวิทยาลัย บริษัทห้างร้าน ห้างสรรพสินค้า โรงแรม โรงพยาบาล เป็นต้น

4. ไมโครคอมพิวเตอร์ (Micro Computer) เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่ใช้กันทั่วไปและนิยมมากที่สุดในปัจจุบัน หรืออาจเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer) คนทั่วไปนิยมเรียกว่า พีซี (PC) ใช้ตัวประมวลผลแบบชิพ (Chip) เป็นองค์ประกอบหลัก คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลนั้นยังสามารถแบ่งย่อยตามลักษณะประเภท ได้ดังนี้

   4.1 คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Computer) เป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลชนิดตั้งบนโต๊ะหรือพื้น ตัวเครื่องมีลักษณะเป็นกล่องขนาดใหญ่ตั้งบนโต๊ะทำงานมีสายเชื่อมโยงไปยังจอภาพ ซึ่งตั้งอยู่บนโต๊ะทำงานพร้อมแผงแป้นอักขระและเมาส์ นิยมใช้ในหน่วยงานทั่วไป เช่นห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ ร้านอินเทอร์เน็ตตามบ้านทั่ว ๆ ไป เนื่องจากราคาไม่แพงจนเกินไป

  

4.2 คอมพิวเตอร์แบบวางตัก/แล็ปทอป (Laptop Computer) เป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลแบบกระเป๋าหิ้ว สามารถพกพาไปไหนมาไหนได้สะดวก ในเวลาอาจใช้วางบนตักได้ (Lap แปลว่า ตัก) คอมพิวเตอร์รุ่นนี้มีแบตเตอรี่ไฟฟ้าสำรองในตัว ใช้จอภาพผลึกเหลวซึ่งเรียกว่า แอลซีดี (LCD : Liquid Crystal Display) ในปัจจุบันไม่ค่อยได้รับความนิยม

4.3 คอมพิวเตอร์ขนาดสมุดบันทึก (Notebook) เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กมาก มีขนาดเล็กเท่าหนังสือขนาดใดก็ได้ สามารถพกพาไปไหนมาไหนได้สะดวก มีแบตเตอรี่ในตัวและสามารถพ่วงต่อกับโทรศัพท์เพื่อรับส่งข้อมูลในระยะไกลได้ คอมพิวเตอร์รุ่นนี้ในปัจจุบันได้รับการพัฒนาไปมากและเป็นที่นิยมใช้กันเป็นอย่างมาก


 
  

4.4 คอมพิวเตอร์ขนาดฝ่ามือ (Palmtop Computer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดเล็ก สามารถวางบนฝ่ามือแต่ไม่ค่อยได้รับความนิยมมากนัก เนื่องจากแป้นอักขระ รวมทั้งจอภาพมีขนาดเล็กเกินไป ไม่สะดวกต่อการใช้งาน แต่เหมาะสำหรับการเก็บบันทึกส่วนตัว เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือบันทึกชื่อเพื่อน หรือรายละเอียดส่วนตัว

  


4.5 คอมพิวเตอร์ขนาดมือถือ (Handheld Computer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดเล็กถือด้วยมือ จอภาพเล็กปกตินิยมใช้เพื่อการบันทึกตัวเลขมาตรไฟฟ้า มาตรน้ำประปาโดยพนักงานจะถือคอมพิวเตอร์ไปอ่านมาตรวัดแล้วกดปุ่มบันทึก ในหน่วยงานขนาดใหญ่จะใช้ในการตรวจนับสินค้า

  4.6 คอมพิวเตอร์แบบพีดีเอหรือเครื่องช่วยงานบุคคลแบบดิจิทัล (PDA : Personal Digital Assistant) คอมพิวเตอร์แบบพีดีเอ สามารถพกพาได้อย่างสะดวก ใช้ปากกาแสง (Light Pen) เขียนข้อมูลบนหน้าจอ บางครั้งใช้ปากกาแสงเป็นอุปกรณ์เพื่อเลือกทำงานบนหน้าจอเหมือนกับสมุดบันทึก ภายในเครื่องมีโปรแกรมที่อ่านลายมือ เมื่อเขียนแล้วเปลี่ยนเป็นตัวอักษรได้โดยใช้ปากกาพิเศษ ปัจจุบันยังไม่นิยมมากนักเนื่องจากราคายังแพงพอสมควร

การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

แบบทดสอบและกิจกรรมการฝึกทักษะ

บทที่ 1  งานสำนักงาน

ตอนที่ 1  อธิบาย (หมายถึง การให้รายละเอียดเพิ่มเติม ขยายความ ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ)

1. หน้าที่ของสำนักงานคืออะไร อธิบาย

ตอบ  งานสำนักงานเป็นหน้าที่ที่ต้องอาศัยเทคนิคในการปฏิบัติ ซึ่งจะต้องมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาตามสถานการณ์และความจำเป็น ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมของสำนักงานแต่ละแห่ง สำนักงานจึงมีหน้าที่ดังนี้

          1. จัดให้มีการบริการและการควบคุมเพื่อเป็นศูนย์ในการติดต่อประสานงาน

          2. จัดระบบและวิธีปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพ

          3. รวบรวมข้อมูลข่าวสารต่างๆ ในส่วนที่เกี่ยวข้องได้

2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร อธิบาย

ตอบ  ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create) เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display) และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม  เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน  ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น  ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์  การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์  เป็นต้น ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร  กำหนดการ  สิ่งพิมพ์  ข่าวสาร 

3. การติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง

ตอบ     1.      การต้อนรับ

2.      การนัดหมาย

3.      จดหมายออก และจดหมายเข้า

4.      โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

5.      การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด

6.      การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย

7.      การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ

8.      สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท

9.      คำปราศรัย

          10.    ข้อความโฆษณา    

4. การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร

ตอบ    การติดต่อสื่อสาร หมายถึง กระบวนการถ่ายทอดข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง  หรือ จากกลุ่มหนึ่งไปยังอีกกลุ่มหนึ่ง  ซึ่งการถ่ายทอดอาจใช้ภาษาพูด  ภาษาเขียน หรือสัญลักษณ์อื่นๆที่สามารถทำให้เข้าใจข่าวสารได้ตรงกัน

5. ให้นักศึกษาอธิบายผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติมา 1 ประการ

ตอบ     ช่วยลดต้นทุนในการบริหาร เนื่องจากภายในสำนักงานอัตโนมัติสามารถใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมและช่วยเหลือการทำงานได้หลายหน้าที่ ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินการต่ำ (ลดจำนวนกำลังคน)    

            


ตอนที่ 2  อธิบายคำศัพท์ (หมายถึง การแปคำศัพท์ ขยายความ อธิบายเพิ่มเติม ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ)
1. Electronic Mail (E-Mail)  คือ  จดหมายอิเล็กทรอนิกส์
2. Call Waiting  คือ  สาย้รียกซ้อน
3. Office Automation  คือ  สำนักงานอัตโนมัติ
4. Hot Line  คือ  สายด่วน
5. Telnet  คือ  บริการเครื่องทดแทน
6. Internal Communication  คือ  การสื่อสารภายใน
7. External Communication  คือ  การสื่อสารภายนอก
8. Search Engine  คือ  โปรแกรมที่ช่วยในการสืบค้นหาข้อมูล
9. Freeware  คือ  ซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นและสามารถนำไปใช้ได้ในทุกจุดประสงค์โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย
10. Bulletin Board  คือ  กระดานข่าว

แบบฝึกหัดระบบสำนักงาน

1. OA ย่อมาจากคำว่าอะไร และหมายความว่าอย่างไร
ตอบ  
 office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงานสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office)
สำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation)


2. การสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องอาศัยปัจจัยใดบ้าง
ตอบ
OA ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OA เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของ OA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน แต่ญี่ปุ่นมองเห็นว่า OA เป็นการหาเครื่องมือหรือวิธีการใดๆ ก็ตามเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานในสำนักงาน ดังนั้นสำนักงานใดที่มุ่งเครื่องมืออุปกรณ์เพียงแต่เครื่องคิดเลขไฟฟ้าเท่านั้น ก็อาจเรียกว่า สำนักงานอัตโนมัติ นอกจากนั้นผู้เกี่ยวกับวงการสำนักงาน ยังมองว่าความสัมพันธ์ของคนที่ทำงานอยู่ในสำนักงานร่วมกับวัตถุต่างๆ ได้แก่ เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องจดบันทึกคำบอก เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ดีดและอุปกรณ์ต่างๆ ในลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างคนกับเครื่องจักร (Man-Machine Relation) และพยายามจัดสร้างที่ทำงานให้เหมาะสมกับการรองรับอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ทันสมัยอื่นๆ เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติ


3.จงบอกวัตถุประสงค์ ข้อดี ข้อเสีย ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ มาเป็นข้อๆ
ตอบ  ข้อดี
1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน

ข้อเสีย

1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง

4. หน้าที่ของOA คือ

ตอบ ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน


5.เทคโนโลยีที่ OA นำมาใช้
ตอบ 
เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การ
ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง


6.ข้อควรพิจารณาในการนำ OA มาใช้
ตอบ   1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
           2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
           3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
           4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
           5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ


7. การรักษาความปลอดภัยของ OA
ตอบ เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติ มีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น
2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์

2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง

2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น

3.1  passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น

3.2  encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล

3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี

      อำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่
3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM

3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น

4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)

5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ

6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด

8. ปัจจัยที่ทำให้ OA ประสบความสำเร็จ

ตอบ        ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ

         1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร

             เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
          2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี

ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน
           3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น

เครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ

                3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่

    3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่

    3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่

                3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่

นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งาน

ใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
           4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง

               4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ

               4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ

               4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน

               4.4 มีความรับผิดชอบในงาน

   4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี

               4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี

               4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ

               4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

9.  อุปกรณ์ที่ใช้งานในสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่อุปกรณ์ไดบ้าง และอุปกรณ์เหล่านั้นมีหน้าที่การทำงานอย่างไร จงอธิบายอย่างคร่าวๆ

ตอบ 

1. คอมพิวเตอร์

   คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สำคัญของการทำงานในสำนักงานอัตโนมัติอย่างหนึ่ง ซึ่งคอมพิวเตอร์นี้ จะอำนวยความสะดวกในการทำงานในสำนักงานต่างๆ เช่น งานด้านเอกสาร การเก็บรวบรวมข้อมูล ข่าวสารต่างๆ การติดต่อสื่อสารและอื่นๆ ผ่าน Software

 

2. ซอฟต์แวร์

Software เป็นสิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งในการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ปัจจุบันมี Software ใหม่ ๆ ที่จะคอยช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ เช่น ระบบปฏิบัติการ Windows Linux NT เป็นต้นซึ่งจะมี Software ที่สามารถทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการ ของแต่ละชนิดได้เช่น ระบบปฏิบัติการ Windows จะมีชุด Microsoft Office ที่จะคอยอำนวยความสะดวกในการทำงานด้านต่าง ๆ ของสำนักงาน เป็นต้น

3. แลนการด์

LanCard เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารกัน ระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะต้องมี LanCard เพื่อให้สามารถติดต่อกันได้โดยจะใช้ร่วมกันกับอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น สายเคเบิล Hub/Switching เป็นต้น

4. สวิทย์ชิ่ง

Switching/Hub เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการเชื่อต่อกันระหว่าง สายเคเบิลที่พ่วงต่อกับLanCard ของเครื่องคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ เพื่อรวมกันเป็นชุดเพื่อให้สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน ขนาดของ Switching/Hub มีหลากหลายขนาดด้วยกันแล้วแต่ว่าจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานในระบบมากน้อยเพียงได และต้องการใช้ความเร็วในการประมวลผลของระบบเท่าไร ก็สามารถกำหนดตามความต้องการใด้

5. โมเด็ม

Modem เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการแปลงสัญญานโทรศัพท์ ให้สามารถใช้งานร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ Modem นี้จะนำมาใช้งานกับเครื่องแม่ข่าย หรือ Server ก็ต่อเมื่อระบบต้องการใช้ Internet ในการติดต่อสื่อสาร และหาข้อมูลก็จะนำมาใช้งานร่วมกับ SwitchingLanCard สายเคเบิล ซึ่งจะทำให้เครื่องลูกข่ายสามารถใช้งาน Internet ได้เช่นเดียวกับเครื่อง แม่ข่าย หรือ Server

6. สายเคเบิล

สายเคเบิลเป็นสื่อส่งข้อมูลที่นิยมใช้กันมากในปัจจุบัน ลักษณะทั่วไปเป็นสายทองแดง อาจมีหรือไม่มีฉนวนหุ้ม ขึ้นอยู่กับชนิดของสายเคเบิล สายเคเบิลที่นิยมใช้กันมีอยู่ 3 ประเภท คือ
-สายโคแอกเชียล (Coaxial)
-สายคู่ตีเกลียวไม่มีหุ้มฉนวน (Unshielded twisted pair - UTP)
-สายคู่ตีเกลียวหุ้มฉนวน (Shielded twisted pair - STP)

 

7. เครื่องพิมพ์

เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก หรือ เครื่องพิมพ์อิงก์เจ็ต (Inkjet Printer) เป็นเครื่องพิมพ์ที่ทำงานโดยการพ่นหมึกออกมาเป็นหยดเล็กๆ ลงบนกระดาษ เมื่อต้องการพิมพ์รูปทรงหรือรูปภาพใดๆ เครื่องพิมพ์จะทำการพ่นหมึกออกตามแต่ละจุดในตำแหน่งที่เครื่องประมวลผลไว้อย่างแม่นยำ ตามความต้องการของเรา ซึ่งเครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึกจะมีคุณภาพดีกว่าเครื่องพิมพ์ดอตแมทริกซ์ โดยรูปที่มีความซับซ้อนมากๆเครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึกจะได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า ชัดเจนและคมชัดกว่าแบบดอตแมทริกซ์

 

 

 

 

 

 

ตอนที่  2:  อธิบายคำศัพท์( หมายถึง  การแปลคำศัพท์  ขยายความ  อธิบายเพิ่มเต็ม ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ)

1.Office หมายถึง สำนักงาน
2. Administrative Plan หมายถึง แผนบริหาร
3. Operative  Plan  หมายถึง แผนปฏิบัติการ
4.Planning หมายถึง การวางแผน
5. Organizing หมายถึง การจัดระเบียบ
6. Directing หมายถึง การกำกับ
7. Controlling หมายถึง การควบคุม
8. งานสำนักงาน  หมายถึง  Office work
9. งานติดต่อภายใน  คือ  Contact the

10. การจัดการสำนักงาน  คือ  Office management

 

 นางสาว อาภาพร เทพเชษฐา